Skartovačka na papier: aké dokumenty musíte znehodnotiť podľa GDPR?

Kedy treba podľa GDPR skartovať dokumenty s osobnými údajmi?

Papiere s osobnými údajmi sa nedajú len tak vyhodiť do koša ani roztrhať rukou. GDPR síce neurčuje konkrétny spôsob skartovania, hovorí však jasne, že osobné údaje nemáte uchovávať dlhšie, než je potrebné.

Keď teda pominie dôvod, prečo ste dokument držali, a zároveň uplynie zákonná alebo iná povinná lehota na jeho uchovanie, mali by ste ho zlikvidovať bezpečne a tak, aby sa údaje nedali jednoducho obnoviť. Rovnako dôležité ako mať vhodnú skartovačku na papier je presne vedieť, ktoré dokumenty a v akom čase zničiť.

V mnohých kanceláriách to vyzerá podobne. V skrini sa roky kopia zakladače, ktoré sa „pre istotu ešte možno zídu“, staré životopisy, faktúry aj zmluvy, ktoré už nikto neotvorí. Lenže každý papier s menom, adresou či rodným číslom, ktorý držíte bez dôvodu, predstavuje zbytočné riziko.

Ktoré dokumenty musíte podľa GDPR zničiť?

Tie, ktoré obsahujú osobné údaje a už nemáte účel ani právny dôvod na ich ďalšie uchovávanie.

V bežnej firme sa to týka najmä:

• životopisov a žiadostí neúspešných uchádzačov po skončení výberového konania (ak na ich ďalšie uchovávanie nemáte právny základ),
• starých klientskych zmlúv a dokumentov po uplynutí príslušnej lehoty,
• dodacích listov a faktúr s osobnými údajmi a adresami,
• mzdových a personálnych papierov po ich stanovených archivačných lehotách,
• marketingových kontaktov, ktoré už nemáte dôvod uchovávať.

Nezabudnite na kópie a duplikáty. Práve na ne sa zabúda najčastejšie a len preto, že nejde o originál, by nemali zostať v zásuvke. Kým dokument spadá do zákonnej, zmluvnej alebo inej potrebnej lehoty uchovávania, ponechávate ho a skartujete až vtedy, keď dôvod na jeho archiváciu pominie.

Mohlo by vás zaujímať : Ako správne laminovať dokumenty? Postup krok za krokom a výber laminátora

Ako dlho archivovať dokumenty pred skartáciou?

K chybám v praxi dochádza na oboch frontoch: dokumenty sa buď zlikvidujú predčasne, čím vzniká riziko pri daňovej kontrole bez podkladov k nákladom, alebo sa nevyhodí vôbec nič a skrine tak praskajú vo švíkoch.

Nie pri každej písomnosti ale platí plošná zákonná lehota. Dobu uchovávania dokumentov určuje právna úprava, účel spracúvania, právny základ alebo registratúrne pravidlá, ktoré sa na organizáciu vzťahujú.

Pri mzdových a personálnych papieroch si preto vždy overte konkrétny typ dokumentu. V praxi sa pri niektorých mzdových záznamoch používajú lehoty 50 rokov a pri vybraných personálnych spisoch aj lehoty naviazané na vek zamestnanca, no neplatí to rovnako na všetku personálnu dokumentáciu.

Archiváciu okrem zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve upravuje aj zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Pri nejasnostiach sa radšej poraďte s účtovníkom alebo právnikom.

Ako to vyzerá v praxi? Bežné účtovné doklady z roku 2016 musíte uchovávať do 31. decembra 2026. Od začiatku roka 2027 ich teda môžete skartovať.

Papiere, ktoré po roztriedení čakajú na svoju lehotu, sa oplatí držať v poriadku, ideálne vo farebne odlíšených papierových zakladačoch, aby ste pri kontrole ani pri skartácii nič nehľadali.

Aký stupeň skartovačky potrebujete?

Bezpečnostné stupne skartovačiek sa riadia normou DIN 66399 a medzinárodným štandardom ISO/IEC 21964. Pre skartáciu papierových dokumentov norma vymedzuje celkovo sedem úrovní (P-1 až P-7). Všeobecne platí priama úmera: vyšší stupeň znamená menšie častice skartovaného materiálu, čo výrazne komplikuje prípadnú rekonštrukciu dokumentu.

Samotné GDPR konkrétny stupeň nepredpisuje, ale vyžaduje, aby bola úroveň ochrany primeraná riziku.

Pre bežnú kanceláriu, kde pravidelne skartujete zmluvy, personálne dokumenty, objednávky či iné papiere s osobnými údajmi, je skartovač P-4 veľmi rozumnou voľbou. Tento stupeň rozkúskuje papier na častice s plochou najviac približne 160 mm². Pri citlivejších personálnych, finančných alebo iných dôverných údajoch má zmysel prejsť na úroveň P-5.

Tip na produkt : Ak skartujete dokumenty pravidelne, oplatí sa pozerať aj na kapacitu a automatické podávanie. Napríklad Rexel Auto+ Optimum 90X pracuje v stupni P-4 a automaticky zvládne až 90 listov naraz, takže sa hodí aj do kancelárie, kde sa dokumenty likvidujú vo väčších množstvách.

Rozhodovanie ovplyvňuje aj objem a frekvencia likvidovaného materiálu či potreba znehodnocovať aj CD, platobné karty a iné médiá so špecifickými bezpečnostnými nárokmi.

Prečítajte si aj: Spravte si raz a navždy poriadok vo faktúrach a zmluvách vďaka farebným zakladačom

Prečo ručné trhanie a kôš nestačia?

Bežné vyhodenie do koša alebo manuálne roztrhanie nestačí, pretože ktokoľvek zvedavý si totiž celý dokument prečíta a roztrhaný papier sa dá pomerne ľahko zložiť.

Skutočnú ochranu poskytuje až časticový alebo krížový rez, ktorý list rozseká na množstvo drobných častí. S rastúcou citlivosťou informácií by mali klesať rozmery vzniknutých častíc. V prípadoch, keď jednorazovo vyraďujete rozsiahly archív a kapacita skartovačky nepostačuje, je praktickým riešením profesionálna skartovacia služba, ktorá zaistí bezpečný odvoz aj zničenie podkladov.

Skartovačky na papier pre malú kanceláriu aj celé oddelenie, rovnako ako zakladače na papiere na priebežnú archiváciu, nájdete u nás medzi ostatnými kancelárskymi potrebami . Firmám v Bratislave a okolí ich dovezieme EKO rozvozom.